伴隨著城市建設的快速發展，建筑物的地名地址、道路名稱等信息也在不斷更新，傳統的城建檔案查詢利用服務模式已無法滿足當前查檔需要，在檔案實際利用工作中有時存在著查檔難、查檔慢、查不到等困難和問題。青島市城市建設檔案館嚴格落實“嚴、真、細、實、快”的工作要求，按照“凡事講政治、謀事為群眾、干事重實效、成事爭一流”的工作標準，以數字化轉型為突破口，持續深化“我為群眾辦實事”實踐活動。借鑒杭州市、上海市等先進城市城建檔案管理理念和經驗，充分運用地理位置信息、檔案數字化等現代信息技術做好城建檔案信息化建設管理服務工作，開發建設了青島市城建檔案區市一體化綜合管理服務平臺。平臺試運行以來，顯著提高了城建檔案信息化管理水平，在城建檔案查詢利用方面，實現了從傳統的搜索工程名稱查檔到現在的搜索地圖位置查檔的轉變，檔案查準率由原來的70%達到現在的96%以上，大大減少了因名稱不匹配導致檔案查詢不到的現象，為民服務效率大大提高，有效實現了城建檔案利用“地圖查、就近查、智慧查”的工作目標。

      一、地圖查：實現秒級反應。針對建筑物在建設立項時使用的名稱與竣工驗收后使用的名稱不一致，造成查找不到、查找不準的問題。市城建檔案館通過逐步將館藏檔案全部數字化，同時以青島市電子地圖為基礎，充分利用建筑物地理位置坐標唯一性的特點和館藏檔案數字化的工作成果，依托管理服務平臺，將1.4萬余個建筑工程檔案與地理空間位置信息相關聯，輔之以地名地址匹配技術，讓群眾通過在線地圖輔助工程名稱查詢，即可確定城建檔案館內是否保存所需的工程檔案，讓群眾“不跑空”。

      二、就近查：實現信息共享。通過管理服務平臺，實現與各區市城建檔案管理部門檔案信息資源的數據共享，打通了“信息孤島”，匯集住建領域檔案信息資源，建立了城建檔案目錄數據庫，合力為全域內群眾提供便捷的城建檔案查詢利用服務，實現群眾查檔“就近辦”。

      三、智慧查：實現一次辦好。群眾登錄管理服務平臺，通過在線地圖檢索所需工程檔案，在線查閱該工程檔案目錄后，點選所需相關檔案資料目錄，預約登記后生成二維碼，到城建檔案館掃碼即可查詢到所需檔案。通過創新工作思路，優化檔案查詢流程，將工作干在前頭，實現了“兩個前置”，使群眾在家即可登記個人查檔信息，在家即可確認是否有其所需檔案，做到一次辦好。